Sejarah munculnya sebuah organisasi

Meskipun studi ini menelusuri akarnya kepada Max Weber dan para pakar yang sebelumnya, studi organisasi biasanya dianggap baru dimulai sebagai disiplin akademik bersamaan dengan munculnya manajemen ilmiah pada tahun 1890-an, dengan Taylorisme yang mewakili puncak dari gerakan ini. Para tokoh manajemen ilmiah berpendapat bahwa rasionalisasi terhadap organisasi dengan rangkaian instruksi dan studi tentang gerak-waktu akan menyebabkan peningkatan produktivitas. Studi tentang berbagai sistem kompensasi pun dilakukan.
Setelah Perang Dunia I, fokus dari studi organisasi bergeser kepada analisis tentang bagaimana faktor-faktor manusia dan psikologi mempengaruhi organisasi. Ini adalah transformasi yang didorong oleh penemuan tentang Dampak Hawthorne. Gerakan hubungan antar manusia ini lebih terpusat pada tim, motivasi, dan aktualisasi tujuan-tujuan individu di dalam organisasi.
Para pakar terkemuka pada tahap awal ini mencakup:
* Chester Barnard
* Henri Fayol
* Mary Parker Follett
* Frederick Herzberg
* Abraham Maslow
* David McClelland
* Victor Vroom
Perang Dunia II menghasilkan pergeseran lebih lanjut dari bidang ini, ketika penemuan logistik besar-besaran dan penelitian operasi menyebabkan munculnya minat yang baru terhadap sistem dan pendekatan rasionalistik terhadap studi organisasi.
Pada tahun 1960-an dan 1970-an, bidang ini sangat dipengaruhi oleh psikologi sosial dan tekanan dalam studi akademiknya dipusatkan pada penelitian kuantitatif.
Sejak tahun 1980-an, penjelasan-penjelasan budaya tentang organisasi dan perubahan menjadi bagian yang penting dari studi ini. Metode-metode kualitatif dalam studi ini menjadi makin diterima, dengan memanfaatkan pendekatan-pendekatan dari antropologi, psikologi dan sosiologi.

ARTI PENTING ORGANISASI & PROSES

Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.

Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:

WADAH        : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)

PROSES        : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien   (bersifat Dinamis) ====è Inilah yang menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah

METODE : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

Metode ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.

ORGANISASI DAN METODE :

Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan

Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:

·        Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya

·        Mutlak dalam kegiatan manajemen

·        Memanfaatkan segala sumber dan waktu

·        Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan

MANAJEMEN :

Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik  melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan

Kegitan Manajemen :

§      Planning  (perencanaan):     

Berpikir, menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat non fisik diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi

§      Organizing (pengorganisasian):

Proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam penempatan orang atau staf diharapkan objektif

-Motivating :

Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai, memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau jasmaniah. Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan pengalaman, penelenggaraan human relation dengan tepat Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan, pemberian tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan jaminan pemeliharaan kesehatan

-Controlling (pengendalian):

Mengadakan pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang harus dilakukan selanjutnya

Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:

- Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)

- Uang atau Biaya (Money)

-Bahan-bahan atau Material (Materials)

-Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

Sumber-sumber diatas menurut GEORGE R TERRY disebut 6M dengan menambah 2 sumber lagi:

-Tata kerja (Methods)

- Pasar (Market)

Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

Hubungan timbal balik antara Manajemen, Organisasi dan Tata kerja (Metode)

 

Eratnya hubungan timbal balik antara manajemen, Organisasi dan tata kerja dapat dilihat dari gambar diatas dimana untuk mencapai tujuan ketiganya tidak dapat dipisahkan.

O & M mutlak diperlukan dalam kegiatan manajemen. Lihat gambar dibawah ini:

 

3.  Sejarah O & M

Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.

          Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis.  Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:

©      Mengadakan prognosis (problems observation)

©      Mengadakan diagnosis (problems identification)

©      Menentukan sebab-sebab (reasions determination)

©      Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)

Istilah-istilah O & M

Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain:  Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.

Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:

Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi

Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics

ª      Membantu penempatan staf

ª      Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan

ª      Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja

ª      Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi

ª      Membantu  top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja

ª      Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.

4.  O & M sebagai alat Analisis & Survey

Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah  dan cara pelaksanaan kerja  yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M.  Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.

Selain berfungsi sebagai  kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:

a.      Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

     ♪ Perumusan tujuan survei

     ♪ Penentuan ruang lingkup

     ♪ Penentuan sasaran

     ♪ Penentuan sampling

♪ Persiapan program

     ♪ persiapan pelaksanaan

b.      Pelaksanaan Survei

♪ Pengumpulan data

     ♪ Pengumpulan fakta:

              ♫ Peninjauan langsung

              ♫ Wawancara

                   ♫ Diskusi

♫ Membagikan survei

♫ Riset

c.       Pengolahan

♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan

     ♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif

d.     Penyajian

♪ Penyerahan laporan

     ♪ Pemaparan

e.      Penerapan

♪ Pembinaan hubungan kontinyu

          ♪ Penugasan

          ♪ Penilaian

RUANG LINGKUP O & M

►  Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office    layout and space planning)

► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

perkembangan teknlogi informasi memiliki dampak besar

JAKARTA (Pos Kota) – Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memiliki dampak yang sangat besar terhadap sistem pengelolaan dokumentasi dan informasi, demikian disampaikan Panglima Komando Armada RI Kawasan Barat (Pangarmabar) Laksamana Muda (Laksda) TNI Hari Bowo, M.Sc., pada acara peresmian Electronic Library Koarmabar, di Gedung Yos Sudarso Markas Komando (Mako) Koarmabar, Jalan Gunung Sahari Raya No. 67 Jakarta Pusat, Kamis (8/9).
Lebih lanjut Pengarmabar Laksamana Muda TNI Hari Bowo, M.Sc., mengatakan pengelolaan dokumentasi informasi merupakan salah satu fungsi perpustakaan yaitu sebagai bank data, melalui penyimpanan buku-buku pustaka sebagai referensi sekaligus sarana rekreasi untuk menambah ilmu pengetahuan.
Sebagai bank data, perpustakaan dituntut mampu untuk memberikan pelayanan terhadap produksi informasi dan pendokumentasian dengan baik, sehingga informasi yang ada dapat diperoleh lebih mudah bagi pihak yang membutuhkan. Oleh karena itu, Mako Koarmabar bekerja sama dengan Pemerintah Australia menerapkan link buku electronic (E-Book).
Selain acara peresmian Electronic Library Koarmabar, Pangarmabar Laksamana Muda TNI Hari Bowo, M.Sc., juga sekaligus meresmikan pemberian nama Pahlawan Nasional untuk gedung di jajaran Koarmabar sebagai bentuk kehormatan dan penghargaan atas jasa-jasa pahlawan, antara lain meliputi Gedung Malahayati Pangkalan Angkatan Laut (Lanal) Tanjung Balai Asahan (TBA) dan Balai Prajurit R.E. Martadinata Lanal Bangka Belitung, Dermaga Tolop Lanal Batam dan Masjid Bahrul Ullum Pondok Dayung serta penyerahan peralatan barongsai.
Hadir pada acara tersebut Kepala Staf Koarmabar Laksamana Pertama TNI Herry Setianegara, S.Sos, SH, MM., , Danguskamlabar Laksma TNI Desi Albert Mamahit, M.Sc, Danlantamal II Padang Laksma TNI Aswad, SE,MM, Danlantamal III Jakarta Brigjen TNI Arief Suherman, Danlantamal IV Tanjung Pinang Laksma TNI Darwanto, M.Ap, Para Komandan Lanal jajaran Koarmabar, Asc. Laut Australia Captain Katja Bijiz, Para Pejabat Teras Koarmabar dan Ketua Lembaga Pengkajian Indonesia Bersatu.